Як встановити та налаштувати програмний РРО для ФОП: покрокова інструкція
Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — це сучасне технологічне рішення для ведення обліку фінансових операцій у ФОП без необхідності використання фізичного касового апарата. Його застосування стало обов’язковим для більшості підприємців, які здійснюють готівкові та безготівкові розрахунки. Використання ПРРО спрощує податковий облік, мінімізує паперову бюрократію та сприяє прозорості бізнесу. У цій статті ми детально розглянемо, як правильно встановити, зареєструвати та налаштувати програмний РРО, щоб уникнути можливих штрафів і забезпечити стабільну роботу відповідно до чинного законодавства України.
1. Підготовчі етапи
Отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП)
Перед тим як зареєструвати ПРРО, ФОП повинен мати кваліфікований електронний підпис. Він необхідний для подачі звітності, підписання електронних документів та взаємодії з державними органами. Його можна отримати в акредитованих центрах сертифікації ключів (АЦСК), таких як:
- ПриватБанк
- Ощадбанк
- Дія.Підпис
- АЦСК “Україна”
Для отримання КЕП необхідно подати заявку онлайн або особисто, пред’явивши паспорт і ідентифікаційний код. Процес займає від кількох хвилин до одного робочого дня залежно від обраного постачальника послуг.
Реєстрація господарської одиниці
ФОП має зареєструвати місце здійснення діяльності, подавши форму 20-ОПП через електронний кабінет платника податків. У цій формі потрібно правильно вказати всі реквізити, щоб уникнути проблем із реєстрацією ПРРО. Реєстрація господарської одиниці є обов’язковою, оскільки без неї неможливо використовувати касові апарати чи програмні РРО.
2. Реєстрація програмного РРО в Державній податковій службі (ДПС)
Подання заяви за формою 1-ПРРО
Для реєстрації ПРРО слід заповнити заяву 1-ПРРО в електронному кабінеті ДПС:
- Увійти в електронний кабінет платника податків.
- Заповнити форму 1-ПРРО, вказавши дані про ФОП, господарську одиницю та обране програмне забезпечення.
- Підписати документ КЕП і надіслати до ДПС.
- Отримати підтвердження про реєстрацію ПРРО.
Реєстрація касирів (форма 5-ПРРО)
Якщо підприємець працює самостійно, додавати касирів не потрібно. Однак у разі наявності найманих працівників необхідно заповнити форму 5-ПРРО та внести їх у систему, зазначивши персональні дані та прив’язку до конкретного ПРРО.
3. Вибір та встановлення програмного забезпечення
Популярні програмні РРО
На ринку доступні кілька популярних рішень, серед яких:
- Торгсофт – ідеальний для бізнесу з товарним обліком, дозволяє інтегруватися з обліковими системами.\
Торгсофт пропонує інтегроване рішення для автоматизації обліку та фіскалізації операцій через програмний РРО. Детальніше ознайомитися з перевагами ПРРО для ФОП від Торгсофт можна за посиланням https://torgsoft.ua/options/prro/. Це програмне забезпечення дозволяє швидко зареєструвати ПРРО безпосередньо з програми, автоматично налаштувати підприємство та додати касирів. Важливою перевагою є відсутність абонентської плати: оплата здійснюється одноразово для кожного робочого місця. Торгсофт забезпечує повну інтеграцію з обліковою системою, що дозволяє контролювати продажі, аналізувати фіскальні чеки та працювати в офлайн-режимі при відсутності інтернету. Крім того, програмний РРО від Торгсофт підтримує роботу на мобільних пристроях, що зручно для виїзної торгівлі або доставки товарів. Система також дозволяє надсилати електронні чеки покупцям через SMS або Viber, забезпечуючи зручність та прозорість розрахунків. Для нових користувачів доступний безкоштовний 30-денний тестовий період для ознайомлення з функціоналом програми.
- Checkbox – хмарне рішення з простим інтерфейсом, підтримує роботу на різних пристроях.
- Вчасно.Каса – підтримує інтеграцію з бухгалтерськими системами, має мобільну версію.
При виборі програмного РРО слід враховувати його вартість, сумісність із вашими системами обліку, зручність користування та рівень підтримки клієнтів.
Процес встановлення
- Завантажити та встановити обрану програму на ПК, смартфон або планшет.
- Пройти авторизацію за допомогою КЕП.
- Налаштувати підключення до серверів ДПС, перевірити стабільність зв’язку.
- Протестувати роботу ПЗ та створити перші чеки.
4. Налаштування та початок роботи
Початкове налаштування
- Введення реквізитів підприємця.
- Налаштування фіскальних параметрів (ставки ПДВ, типи платежів, валюту операцій).
- Визначення способу друку та збереження чеків (електронний або паперовий варіант).
Проведення тестових операцій
Перед початком повноцінної роботи рекомендується провести тестові операції:
- Створити тестовий чек, провести операцію продажу.
- Надіслати чек на сервер ДПС для реєстрації.
- Переконатися, що операція відображається у звітах.
- Випробувати можливість скасування та редагування операцій.
5. Рекомендації щодо використання
Підтримка та оновлення
- Регулярно оновлювати програмне забезпечення відповідно до змін законодавства.
- Контролювати стабільність роботи сервісу, наявність архіву чеків.
- Використовувати резервні копії бази даних для уникнення втрати інформації.
Навчання персоналу
- Проводити інструктаж для касирів і відповідальних осіб.
- Використовувати відеоуроки, інструкції та вебінари від розробників ПРРО.
- Контролювати правильність ведення розрахункових операцій у системі.
Впровадження програмного РРО значно спрощує ведення бізнесу для ФОП, дозволяючи автоматизувати розрахункові операції та зменшити бюрократичні затрати. Головне — правильно виконати всі етапи реєстрації, вибрати якісне програмне забезпечення та дотримуватися законодавчих вимог. Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете забезпечити стабільну роботу та уникнути можливих санкцій з боку податкових органів.
